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世平興業如何利用e化在家就能談生意?

 2003-06-05
【記者熊毅晰報導】 節錄自 e天下雜誌「SARS工作應變手冊」 2003年5月

SARS疫情持續蔓延以來,許多人的工作方式開始轉變。
以往經常要拜訪的客戶,現在請你沒事不要來;每天習慣打卡進出的公司,現在也叫你少進辦公室,甚至乾脆居家工作。不變的是,老闆交付的工作一樣要完成,這時你該怎麼辦?你準備好在家上班了嗎? 唐仁杰,就是當前許多台灣工作人的寫照。他是亞洲最大半導體通路商世平興業的業務經理,進公司已經6年,是世平供應廣達電腦晶片零組件業務團隊的主管。以往,他幾乎每天都要到林口的廣達廠區報到,瞭解廣達採購人員的需求,以及公司零組件供應的進度,再回到位於南港的世平總公司,處理當日訪談客戶的後續事宜和日報表。 但自從SARS疫情擴大後,唐仁杰的工作作息開始有了變化──客戶廣達請他這段時間盡量不要親自到訪,唐仁杰的老闆也告訴他盡量少進南港總公司。然而,廣達的筆記型電腦生產線照常在運作,世平所供應給廣達的英特爾(世平是Intel晶片在台主要代理商)微處理器和晶片組等相關零組件,也是每天不停在出貨。 這個時候,唐仁杰該怎麼辦呢?因為很「e」,唐仁杰可以在家搞定一切。

企業e化成為個人行動化利器
早上8點,唐仁杰起床後,先打開家裡的電腦,連線進入公司的MIS(業務資訊系統)系統內,看看今天客戶有哪些需求。 世平的MIS系統已建置10年,雖然還是在Dos架構下運作,功能卻相當齊備。唐仁杰表示,以進銷存功能為主的MIS系統內,可以快速瀏覽公司的進貨和訂單狀況,「還會提醒你有哪些客戶的應付帳款還沒付,」他笑著說。 接著唐仁杰切換電腦頁面,進入了世平的EIP(企業內部資訊入口網站)系統。透過EIP,他可以直接進入世平的ERP(企業資源規劃)、WebFlow(辦公室流程自動化)、KM(知識管理)等系統。這些通常在公司內部網路才能使用的資訊系統,唐仁杰透過自家網際網路,經身分認證後就可進入。 「我們當然是有十足的e化信心,才會大膽要求員工們在家上班,」世平興業資深副總經理許英哲說。

完備的電子採購流程
在家透過系統瞭解今天客戶的需求後,唐仁杰開始工作。首先,唐仁杰在Notes系統上,收到一封電子郵件,知道昨天透過WebFlow傳給主管的工作日誌和差勤表,已經簽核通過;接下來,他還收到一封來自廣達工程師有關英特爾最新晶片「Centrino」(迅馳)的出貨疑問,這是世平為廣達建置的客服專屬網站上自動轉寄過來的。 唐仁杰處理完電子郵件後,接著認證進入廣達的電子採購網站「E-Procurement System」,看看廣達今天哪些零組件是世平必須交貨的,再馬上回到世平的ERP系統內,看看系統內的訂單轉備料區內,他的助理是否已經將廣達的交貨訂單通知倉庫。 接著唐仁杰開始用電話和廣達客戶聯絡。坐在客廳內,雖然腳上還穿著拖鞋,電話中已經和廣達採購人員開始談起晶片的規格和數量。接著,他打電話到上海的世平辦公室,問客戶在大陸的需求。當然,他同時也不忘問候同事,並順便瞭解一下目前上海的SARS疫情。 「上海很安全啦!我們反而比較擔心台北,」聽到電話彼端同事傳來的回答,唐仁杰對來訪的《e天下》採訪小組苦笑地轉述。 一邊打電話,唐仁杰處理完自己負責的業務後,還在下午召集世平的廣達團隊在線上來一場MSN會議(微軟MSN的功能)。唐仁杰的團隊一邊開會,一邊在世平和廣達的資訊系統中「遊走」,查問題、解決問題,甚至直接拿起電話,在網路、資訊系統,和電話中,在家完成以前必須面對面解決的問題。 從唐仁杰在家上班的一天中,除了看到台灣工作人在SARS危機中的應變能力外,也看到資訊科技所帶來的高效率!